Privilégiez un système rapide et efficace
Un accueil personnalisé sera présent lors des appels de vos patients, et notre call center sera dans une totale écoute de leurs demandes. Nous proposons un système rapide selon des procédures qui nous permettent de prendre en compte les urgences, tout en ciblant nos appels. Nous ne laissons jamais un patient sans réponse, et les demandes sont traitées dans la journée même, pour une meilleure efficacité de nos services médicaux.
Nous sommes à l’écoute de vos patients pour comprendre leur demande et les satisfaire dans la mesure du possible si votre agenda le permet ainsi que vos instructions. Si nous ne pouvons satisfaire sa demande, nous vous laissons un message si vos consignes le permettent. En quelques clics, vous pouvez nous répondre à sa demande et nous nous chargeons de le recontacter pour lui transmettre votre réponse, tout en vous tenant au courant et sans frais supplémentaire. Un patient souhaite juste vous transmettre une information, nous vous laissons son message sur votre agenda afin que vous en ayez connaissance au même moment que son appel. Vous attendez un appel d’un confrère, d’un patient ou d’un fournisseur, vous pouvez nous en faire part, vos secrétaires en sont informées et vous transféreront directement cette personne sur votre ligne directe ou votre portable sans frais supplémentaire.
Une prise en charge rapide et efficace de vos patients, pour un meilleur fonctionnement de votre cabinet.
Quelles sont les procédures de nos télésecrétaires médicales ?
Nos télésecrétaires médicales qui répondent à vos appels vont bien évidement tenir compte de vos consignes propres à votre dossier. Elles vont également suivre nos procédures propres à Hygie Call.
Les télésecrétaires décrochent tous leurs appels en énonçant le nom du cabinet médical ou paramédical et s’assure de la demande de la personne au téléphone. Fixer un rendez-vous, vous faire une demande, elles s’assurent de vos consignes avant de faire l’action nécessaire (prise de rendez-vous, déplacement, annulation, message à laisser, urgence à gérer).
Chaque rendez-vous médical d’urgence du jour donné nécessite d’avoir demandé au préalable les symptômes de la pathologie et de les indiquer dans le rdv d’urgence. Il est évident qu’elles ont l’interdiction de donner un rdv d’urgence pour un simple renouvellement d’ordonnance ou un certificat médical. Pour tout enregistrement d’une visite à domicile, il est obligatoire de vérifier l’adresse postale complète des patients (code, interphone, étage, indications) et de noter le motif de la visite car vous ne vous déplacez pas sans raison. Pour les champs obligatoires à inscrire dans les fiches patients, ces derniers sont déterminés ensemble.
Pour toute gestion d’urgence dont elles ne peuvent vous faire part, durant votre absence par exemple, elles orientent systématiquement les patients vers le 15 ou les services d’urgences. Elles ont l’interdiction de communiquer vos numéros personnels ou adresse mail sans votre accord au préalable.
Chaque message laissé sur votre agenda est noté à l’heure exacte de l’appel, il est ainsi facile de retrouver un appel dont vous auriez besoin. Les télé-secrétaires ne sont pas habilitées à prendre des résultats, dosages ou nom de médicaments, elles vous laisseront donc des messages sans les inscrire. Pour tous les résultats de TP/INR, elles vous transfèrent ces appels pour une prise en charge immédiate.
Avant d’essayer de vous joindre, chaque télé-secrétaire s’assure si vous êtes en consultations, en visite à domicile ou bien au bloc opératoire, afin de savoir si elle peut vous déranger et où vous appeler.
Votre télé-secrétariat médical Hygie Call assure la gestion de vos appels selon des procédures et des consignes que vous déterminées. Vous avez ainsi l’esprit tranquille car votre patientèle est bien prise en charge et vous restez informé de chaque demande.