Comment fonctionne le service de télésecrétariat médical ?
Notre télesecrétariat médical est là pour vous apporter un soutien dans vos consultations en gérant pour vous, vos appels médicaux de vos patients, confrères, pharmacies ou laboratoires d’analyses. Comment cela fonctionne ? Rien de plus simple, vos patients appellent toujours sur votre numéro de cabinet et tomberont directement sur nos télé-secrétaires car vous aurez tout simplement transféré votre ligne de cabinet sur le numéro de transfert que nous vous aurons communiqué au début de votre transfert d’appels. Le transfert d’appels, vous ne le faites qu’une fois. Lorsque le télé-secrétariat est fermé, vos patients entendront le répondeur indiquant les horaires d’ouverture et les orientent toujours vers le 15 en cas d’urgence. Ce répondeur à vous de nous dire ce que vous souhaitez dedans et nous le personnalisons à votre convenance. Si vous ne souhaitez pas un transfert permanent et que vous récupérez la ligne à certains moment, vous devrez faire la manipulation sur votre téléphone pour récupérer votre ligne et nous la transférer de nouveau quand vous le souhaitez. Si vous ne souhaitez pas un transfert permanent sur nos horaires d’ouvertures du lundi au vendredi de 08h à 20h et le samedi de 08h à 12h, vous avez la possibilité d’opter pour des plages d’ouvertures de lignes que nous paramétrons nous-mêmes dans notre base de téléphonie. Vous déterminez ainsi les heures auxquelles vous souhaitez que vos patients aient une télé-secrétaire au téléphone pour répondre à leur demande et les heures où vos patients tombent sur un répondeur même si notre télé-secrétariat est ouvert. Encore une fois, une flexibilité qui s’adapte à vos besoins.
L’installation du service par Hygie Call.
Vous souhaitez mettre en place le service de télésecrétariat médical par Hygie Call ? Nous avons besoin d’un rendez-vous téléphonique avec vous afin d’établir votre fiche technique propre à votre dossier. Comprendre vos attentes afin d’y répondre au mieux tout au long de notre collaboration est la règle d’or pour vous satisfaire. Nous établirons ainsi vos consignes, l’articulation de votre agenda médical et nous nous chargerons de créer votre dossier. Nous formerons ainsi vos télé-secrétaires dédiées à votre dossier et l’ensemble de nos télé-secrétaires qui pourront également être amenées à recevoir vos appels. Nous paramétrons selon vos recommandations la ligne de votre numéro de transfert que nous vous auront attribué. Puis, le tour est joué, nous vous communiquons ce numéro de transfert, vous avez ainsi un service de télésecrétariat médical Hygie Cal.
Qu'est-ce qu'une fiche technique ?
Chaque médecin à une fiche technique, qui lui est propre, selon sa spécialité et son mode de fonctionnement, puisque notre centre d’appels gère un large panel de spécialistes : médecins généralistes, hôpitaux ou centres hospitaliers. Nous établirons ensemble cette fiche technique en fonction de vos attentes, de vos besoins et de vos pratiques. Les instructions et consignes ainsi définies pourront être modifiées au fur et à mesure de notre collaboration, vos télésecrétaires en seront toutes informés, afin de les appliquer. Nous définirons également ensemble l’organisation de votre agenda médical (les visites à domicile, les consultations libres, les créneaux d’urgences, les créneaux réservés à tel examen…). Une fois vos informations complétées concernant votre cabinet et vos consignes précises données, nous pouvons mettre la permanence téléphonique médicale en place grâce aux fiches techniques.